Cara Menyusun Rencana Bisnis

Setiap bisnis membutuhkan rencana bisnis –terutama bisnis baru dan bisnis yang mengharapkan perubahan atau pertumbuhan. Sayangnya, banyak pebisnis yang hanya memiliki sedikit pengalaman dalam membuat rencana bisnis. Mereka tidak mengetahui alasan mengapa mereka membuat rencana bisnis atau untuk siapa rencana tersebut sesungguhnya ditujukan. Lemahnya pemahaman mengenai perencanaan bisnis sering menyebabkan kegagalan bagi sebuah bisnis. Hal itu menyebabkan perencanaan strategis adalah kunci sukses untuk mengembangkan bisnis. Rencana bisnis berfokus pada tercapainya sebuah tujuan. Tentunya tujuan bagi sebuah usaha adalah keuntungan dan keberlangsungan usaha. Sukses sebuah bisnis ditentukan dalam perencanaan strategis dan langkah-langkah usaha untuk menerapkan rencana tersebut. Dalam menyusun rencana bisnis tentu memiliki maksud dan tujuan yang ingin dicapai. Rencana bisnis biasanya disusun dengan maksud dan tujuan, jika ingin:

1.       Memulai sebuah BISNIS BARU,

2.       Menjalankan dan MENGEMBANGKAN USAHA, dan

3.      Mengajukan permohonan pembiayaan/KREDIT.

            Point terakhir biasanya merupakan tujuan dan sekaligus alasan kebanyakan orang mengapa mereka menyusun rencana bisnis. Namun demikian, semakin banyak orang menyadari bahwa rencana bisnis juga penting bagi pengelola bisnis untuk dijadikan pedoman dan panduan dalam berusaha. Sebuah rencana bisnis yang baik bisa membantu meyakinkan investor atau kreditor untuk memberikan modal yang dibutuhkan. Sebaliknya, rencana bisnis yang buruk bisa berdampak negatif terhadap bisnis. Semakin kuat rencana bisnis –semakin kuat profesionalisme dan persuativitasnya –semakin besar kesempatan untuk mendapatkan modal yang dibutuhkan.   Paparan di atas memberikan pemahaman bahwa betapa pentingnya rencana bisnis bagi perusahaan yang baru mulai; yang membutuhkan

Bagi seorang wirausaha menjalankan roda bisnis tentu merupakan sebuah langkah yang menciptakan tantangan tersendiri. Hal ini karena bisnis yang dijalankan bisa memunculkan dua kemungkinan sukses atau gagal. Beraneka ragam tantangan dan rintangan akan dihadapi wirausaha saat mengarungi perjalanan bisnisnya. Meskipun banyak wirausaha yang menganggap bahwa tantangan dan kondisi tak tentu dari bisnis merupakan sebuah hal yang bersifat wajar dan biasa, namun banyak juga pebisnis yang tidak siap  menghadapi situasi ini. Maka untuk membuat bisnis menjadi lebih terarah saat dijalani, semua pebisnis hendaknya perlu merancang sebuah rencana bisnis (business plan). Jika untuk menjadikan pelajaran lebih mengalir seorang guru akan menggunakan rancangan pembelajaran dan peta konsep, maka bagi wirausaha rencana bisnis (business plan) inilah medianya. Lalu apa saja kegunaan dan manfaat dari rencana bisnis (business plan) sesungguhnya bagi wirausaha ? 

Ø  Untuk mengawali sebuah bisnis

Ø  Mencari sumber dana

Ø  Membuat bisnis lebih fokus dan terarah

Ø  Memprediksi masa depan

Ø  Meningkatkan level bisnis.  

Mengingat begitu pentingnya sebuah rencana bisnis ini, maka wirausaha harus mengerti dan memahami teknik atau langkah-langkah menuliskan rencana bisnis ini. Rencana bisnis memang sebaiknya ditulis, hal ini dilakukan agar wirausaha sebagai penyusun rencana bisnis tidak mudah lupa dan rencana bisnis yang disusun lebih sistematis.  Sebelum benar-benar menuliskan rencana bisnis, anda harus sudah bisa mengenal dengan baik bisnis Anda. Dalam hal ini, pelajari dan pahami secara menyeluruh dan mendalam tentang bentuk, potensi dan segala tantangan yang ada pada bisnis Anda. Oleh karena itu pada dukungan keuangan yang besar; dan yang berencana untuk go public di masa mendatang. Tetapi, jika penyusunan rencana bisnis bukan untuk salah satu tujuan di atas, apa perlunya rencana bisnis tersebut? Jawabannya adalah jika seluruh perusahaan dibiayai dana pribadi; jika perusahaan tidak pernah berpikir untuk mengambil pinjaman baik jangka pendek maupun panjang; jika perusahaan tidak pernah mengambil kredit; jika perusahaan tidak pernah berencana untuk tumbuh dan menjadi lebih besar daripada yang ada sekarang ini; maka benar bahwa perusahaan tidak membutuhkan rencana bisnis. Akan tetapi, jika perusahaan membutuhkan suntikan dana besar untuk membuatnya bertahan di fase awal, misalnya atau untuk mendanai rencana ekspansi maka perusahaan pasti membutuhkan rencana bisnis. Pertanyaannya adalah mengapa para kreditor dan investor ingin melihat rencana bisnis? Berikut ini beberapa alasan:

1.       Rencana bisnis selalu mengandung informasi keuangan –historis, sekarang maupun yang akan datang–.

2.       Rencana bisnis memberikan penjelasan mengenai perusahaan dan pasarnya.

3.      Rencana bisnis memuat seluruh rencana dan strategi perusahaan untuk memperoleh kesuksesan.

4.      Rencana bisnis memberitahukan kepada mitra keuangan potensial tentang perusahaan. 

Ringkasnya, sebuah rencana bisnis mengandung semua yang dibutuhkan para investor dan kreditor potensial untuk keputusan memberikan atau tidak memberikan investasi atau pinjaman. Tanpa rencana bisnis, perusahaan tidak akan pernah mendapatkannya. Berikut adalah ilustrasi betapa pentingnya perusahaan memiliki rencana bisnis, di mana rencana bisnis yang dimiliki perusahaan akan mencerminkan antisipasi tanggapan yang akan diberikan oleh perusahaan terhadap konstelasi lingkungan bisnis yang senantiasa berubah. Pada era tahun 1980-an, usaha  Warung  Telekomunikasi (Wartel)  merupakan usaha dengan tingkat pertumbuhan penjualan yang tinggi, serta memiliki keuntungan usaha yang menarik. Tetapi, dengan  meluasnya pemasangan jaringan telepon  rumah  yang dilakukan oleh PT Telkom, serta dengan semakin meningkatnya penggunaan telepon seluler (handphone), maka usaha Wartel saat ini sudah tidak menarik lagi.

Demikian juga dengan warung-warung tradisional di daerah perkotaan yang menjual barang kebutuhan sehari-hari, semakin tertatih-tatih menghadapi persaingan keras dari toko ritel modern, seperti Alfamart (jaringan toko  ritel milik grup perusahaan Sampoerna), Indomaret, Yomart (jaringan toko ritel milik kelompok usaha Yogya) – yang semakin luas jaringannya terutama setelah pembukaan toko ritel modern tersebut dapat dilakukan dengan  cara waralaba (franchising). Meluasnya jaringan  toko ritel modern, selain didorong oleh kekuatan modal, juga memiliki korelasi positif dengan perubahan selera konsumen perkotaan dan daerah suburban yang menuntut pelayanan lebih baik pada saat mereka berbelanja. Toko ritel modern mampu memberikan kenyamanan suasana berbelanja yang lebih baik dibandingkan dengan  toko ritel tradisional karena toko tersebut menjual lini produk yang lebih banyak, menggunakan pendingin ruangan, pemajangan produk yang menarik, tingkat penerangan lampu (illumination) yang baik, serta adanya kepastian harga jual. 

Apakah prediksi perkembangan lingkungan bisnis yang dituangkan dalam rencana bisnis senantiasa  sesuai dengan  perubahan  lingkungan  perusahaan  yang terjadi sesungguhnya? Jawabannya tentu saja tidak. Tetapi, sebagaimana pepatah bijaksana yang disampaikan oleh John Maynard Keynes (Aczel, 1999), "It is better to be roughly right than precisely wrong", seperti itu pulalah nilai rencana bisnis bagi sebuah perusahaan.

Lalu apa yang dimaksud  dengan rencana bisnis (business plan) itu sendiri? Beberapa pengertian tentang business plan diungkapkan antara lain menurut:

1.        Hisrich dan Peters (1995:113) yang mengatakan bahwa:  

The business plan is a written document prepared by the entrepreneur that describe all the relevant external and internal elements involved in starting a new venture;

2.      Max Coulthard, Andrea Howell, dan Geoff Clarke (1999:3): 

Business plan is a detailed study of the organization’s activities, which highlights where the organization has been, where it is owe and where it might get to in the future, and incorporates an action program to achieve these results.” (M. Coulthard, A. Howell, G. Clarke). 

3.      Robbins dan Coulter (2003:252): 

Rencana bisnis merupakan dokumen tertulis yang menjelaskan rencana perusahaan/pengusaha untuk memanfaatkan peluang-peluang usaha (business opportunities) yang terdapat di lingkungan eksternal perusahaan.

4.      Michael Miller (2002) mendefinisikan bahwa: 

Rencana bisnis merupakan arahan keberlangsungan aktivitas perusahaan, yang meliputi deskripsi tujuan dan cara pencapaiannya.

5.      Brian R. Ford dkk (2007) mendefinisikan:  

Business plan adalah suatu dokumen yang dirancang untuk merencanakan jalannya perusahaan dalam periode tertentu.

Oleh karena business plan merupakan dokumen hibrid –bagian proyeksi pragmatis dan bagian alat penjualan– maka isi dan cara mempresentasikannya harus selaras. Informasi harus akurat dan punya optimistisme, serta penuh gairah. Meskipun risiko bisnis juga harus disampaikan, tetapi tidak harus dikupas hingga mendalam.

Ø  Bagian A Pengenalan Bisnis, yang terdiri dari :

-          Analisis Identifikasi Ide Bisnis

-          Analisis Pesaing

-          Analisis Inovasi

-          Analisis SWOT

-          Analisis Segmenting, Targeting dan Positioning (STP)

-          Analisis Keunggulan Produk / Jasa

-          Analisis Pemasaran (4P)

-          Analisis Rancangan Produksi

-          Analisis Biaya Tenaga Kerja Langsung

-          Analisis Biaya Lain – Lain

-          Perhitungan Biaya Produksi (HPP)

-          Perhitungan Keuntungan Kotor (Omzet)

-          Perhitungan Biaya Operasional

-          Perhitungan Untuk Menutup Biaya Operasional

-          Perhitungan Kembali Modal per unit

-          Perhitungan Kembali Modal per unit

-          Perhitungan Kembali Modal dalam 3 bulan

Ø  Bagian B Penyusunan Rencana Bisnis (Bisnis Plan) yang terdiri dari uraian tentang:

-          Ringkasan Rencana Usaha

-          Produk Usaha

-          Kegiatan Utama

-          Sumber Daya Utama

-          Segmentasi dan Target Konsumen

-          Strategi Pemasaran (4P)

-          Rencana Keuangan.

Rencana Bisnis pada umumnya terdiri dari tujuan bisnis, strategi yang digunakan untuk mencapainya, masalah potensial (potensial problem) yang kira-kira akan dihadapi dan cara mengatasinya, struktur organisasi  (termasuk jabatan dan tanggung jawab), dan modal yang diperlukan untuk membiayai perusahaan serta bagaimana mempertahankannya agar berhasil berproduksi di atas titik impas (break even point). Menarik tidaknya sebuah Rencana Bisnis sangat tergantung kepada bagaimana cara menulis dan menyusunnya. Seringkali kita memiliki ide bisnis yang brilian, namun kesulitan dalam mengungkapkannya. Rencana Bisnis akan baik apabila mengikuti pedoman yang berlaku dalam dunia bisnis, baik dari segi susunan maupun isi.

Terdapat 3 (tiga) bagian utama dari sebuah Rencana Bisnis, yakni : 

1.       Konsep Bisnis; menjelaskan secara rinci mengenai industri yang digeluti, struktur bisnis, produk dan jasa yang ditawarkan dan bagaimana cara mensukseskan bisnis.

2.       Pasar (market); membahas dan menganalisa konsumen potensial yaitu siapa dan dimana mereka berada, dan apa yang menyebabkan mereka mau membeli, serta menjelaskan persaingan yang akan dihadapi dan bagaimana kita memposisikan diri untuk memenangkannya.

3.      Rencana Keuangan; menjelaskan tentang berbagai biaya – biaya,  estimasi pendapatan dan analisis break even.

Panjang pendeknya sebuah Rencana Bisnis sangatlah tergantung fungsi Rencana Bisnis itu sendiri. Biasanya Rencana Bisnis tebalnya antara 15 sampai 20 halaman. Namun jika kita mengajukan sebuah bisnis baru atau bahkan industri baru yang beresiko tinggi, maka kita akan memerlukan penjelasan lebih rinci untuk menyampaikannya, bahkan mungkin sampai 100 halaman lebih. Demikian pula jika membutuhkan investasi baru sebesar Ratusan bahkan Milyaran Rupiah, maka  perlu menyampaikan penjelasan yang detail untuk menyakinkan.  Namun jika hanya ingin menggunakan Rencana Bisnis tersebut untuk tujuan internal seperti untuk mengatur bisnis , maka sebuah versi singkat sudah cukup memadai.

Terdapat berbagai macam format penulisan Rencana Bisnis, meskipun informasi di dalamnya mencakup hal-hal serupa. Komponen-komponen yang sebaiknya ada adalah:

1. Ringkasan Eksekutif;

2. Konsep Bisnis (Industri, struktur bisnis, cara berbisnis);

3. Gambaran pasar

4. Target Pasar

5. Pesaing dan Kondisi Persaingan

6. Organisasi & Manajemen

7. Rencana Keuangan

8. Lampiran

Panduan Menyusun Rencana Bisnis

Setelah mengenali bisnis yang diperlukan untuk memulai sebuah usaha. Kini, saatnya membuat rencana usaha. Berikut adalah cara mudah dalam menyusun rencana usaha. Disebut mudah karena isinya hanya tinggal memindahkan dari Bagian A (Pengenalan Bisnis). Oleh karena itu semua komponen Pengenalan Produk (dari Praktek#1 hinggaPraktek#8) harus sudah benar.

A.     Ringkasan Rencana Bisnis

Pada bagian ini kemukakan secara cermat dan singkat tentang rencana bisnis yang diusulkan. Uraikan latar belakang, yang berisi tentang proses mengidentifikasi peluang usaha termasuk uraian tentang problem apa yang hendak diselesaikan dengan ide anda. Jelaskan pula produk utama dan produk sampingan (bila ada), Untuk siapa produk tersebut dihasilkan dan apakah value proposition (atau keunggulan) produk disbanding pesaing atau produk – produk yang sudah ada. Strategi pemasaran apa yang dilakukan, tim yang mengelola usaha dan juga rencana pengembangan usaha di masa depan

B.     Deskripsi Produk

Bagian ini berisi penjelasan mengenai produk usaha yang akan ditawarkan yaitu: - Produk (barang/jasa) yang akan ditawarkan kepada konsumen - Keunggulan/ keunikan masing-masing produk - Perbandingan produk yang ditawarkan dengan produk sejenis yang dijual oleh perusahaan lain - Jumlah produksi dari produk yang akan ditawarkan - Untuk siapa produk tersebut dihasilkan.

C.      Kegiatan Utama

Bagian ini berisi penjelasan mengenai kegiatan-kegiatan utama apa saja akan dilakukan dalam bisnis anda, serta siapa yang melakukan kegiatan tersebut. Informasi lain yang akan sering menjadi perhatian utama adalah tim sebagai pelaksana tugas. Tim yang ada akan menjadi acuan apakah secara organisasi layak, dan berkompeten yang diperlukan untuk membuat produk/ jasa. Untuk memilai sebuah aktivitas bisnis, formasi tim minimum terdiri atas personil di posisi kunci : Pegawai; Struktur organisasi.

D.     Sumber Daya Utama

Pada bagian ini berisi penjelasan mengenai sumberdaya apa saja yang dibutuhkan dalam keseluruhan proses usaha. Sumber daya yang dimaksud berupa alat, bahan, maupun tenaga kerja yang dilibatkan dalam keseluruhan proses usaha.

E.      Segmentasi & Target Pasar

Bagian ini berisi penjelasan tentang segmen pasar yang dituju dan menentukan target pasar dari produk/jasa yang anda tawarkan. Segmen pasar daapt didasarkan pada usia, jenis kelamin, gaya hidup, perhatian pada hal – hal tertentu, daya beli, wilayah geografis,jumlah keluarga dan lain - lain

F.      Strategi Pemasaran

Bagian ini berisi penjelasan mengenai cara memasarkan produk agar dapat diketahui oleh konsumen, serta mampu menarik hati konsumen untuk membeli. Penjelasan didasarkan pada strategi pada produk, harga (price) , distribusi (place) dan promosi yang dilakukan.  Strategi produk antara lain dapat disebutkan kembali value proposition-nya, kemasan, varian, merek . Harga misalnya strategi promosi harga, pembayaran tunai atau non tunai (e-money);  Distribusi secara online atau offline ; Promosi penjualan yang dilakukan termasuk rancangan aktivitas customer relation

G.     Rencana Keuangan

Pada bagian ini uraikan tentang efektivitas dan efisiensi biaya operasional, pertumbuhan dan kemampulabaan bisnis serta laporan keuangan.